Système mis en œuvre par la distribution et ses fournisseurs en vue de faciliter les échanges d'information.
Ce système s'insère dans les standards internationaux EAN. Il comprend :
- une méthode de codification, qui identifie les entreprises et leurs différents établissements, les produits et leurs emballages ;
- des structures standardisées de messages informatisés, complétées des règles pour leur mise en oeuvre.
Sont ainsi définis, entre autres, les messages de bons de commande, avis d'expédition, factures, avis de paiement, fiches produits.
Les codes d'identification sont numériques et non significatifs ; ils sont traduits par des codes à barres.
Les règles de codification sont gérées en France par Gencod-EAN France, sarl.
Les codes à barres des articles destinés aux consommateurs sont marqués à la source par le fabricant, sur les emballages des produits ; ils sont lisibles automatiquement par un équipement électronique (lecture optique) qui est installé à la caisse de sortie dans les magasins de détail et qui, lors du paiement par le client, transmet instantanément l'information à un ordinateur central.
Les producteurs améliorent ainsi sensiblement leurs procédures administratives. Les distributeurs y gagnent une meilleure gestion des approvisionnements et des stocks, l'allègement de l'étiquetage des prix, une plus grande rapidité des opérations de paiement.
Quant aux consommateurs, ils bénéficient, au moment où ils passent à la caisse, de l'affichage immédiat, sur un écran, de la nature et de la marque du produit et de son prix, d'un ticket de caisse qui devient une facture détaillée, d'une réduction notable des erreurs de prix, enfin d'une moindre attente.
Les messages informatisés sont échangés directement de l'ordinateur d'un émetteur à celui d'un destinataire en utilisant un réseau à valeur ajoutée (RVA).